Startseite / Magazin / Software auswählen: Entscheidungsmatrix für kleine Unternehmen

Drei Programme sehen in der Vorführung überzeugend aus. Eines ist günstig, eines besonders umfangreich, das dritte wirkt am einfachsten. Welches passt zu Ihrem Betrieb? Eine Entscheidungsmatrix hilft, wenn ihre Kriterien aus Ihrer Arbeit entstehen und Sie die Bewertungen belegen können.

Hier gehen wir die Auswahl an einem vollständigen Beispiel durch. Sie können die Kriterien anschließend in die eigene Vorlage übernehmen. Alle Alternativen, Bewertungen und Kosten sind frei erfunden. A, B und C stehen für keine realen Produkte. Die Zahlen erklären das Verfahren und sind weder Marktpreise noch eine Kaufempfehlung.

Vorlagen zur Softwareauswahl

Die CSV-Dateien sind editierbare Eingabetabellen. Sie berechnen Ergebnisse nicht automatisch; die Rechenanleitung erklärt die Auswertung.

1. Die Aufgabe vor den Programmen beschreiben

Unser fiktiver Dienstleistungsbetrieb sucht eine gemeinsame Auftragsverwaltung. Das Büro soll angenommene Angebote übergeben, die Ausführung fehlende Angaben erkennen und den Abschluss dokumentieren können. Bisher liegen diese Informationen in mehreren Dateien.

Schreiben Sie für Ihren Betrieb zuerst einen Satz mit Anfang und Ende: „Ein angenommenes Angebot wird mit allen erforderlichen Angaben an die Ausführung übergeben und nach Abschluss nachvollziehbar zurückgemeldet.“ Darunter stehen die Beteiligten, benötigten Daten und häufigen Ausnahmen. Eine fehlende Ausführungsadresse gehört beispielsweise ausdrücklich zum Testfall.

Diese Vorarbeit verhindert, dass eine lange Funktionsliste die Entscheidung bestimmt. Falls Ihr Ablauf noch unklar ist, beginnen Sie mit der Prozessaufnahme und Klärung der Übergaben.

2. Muss-Kriterien von Vorteilen trennen

Ein Muss-Kriterium entscheidet über die Eignung. Ein Vergleichskriterium hilft, geeignete Alternativen zu unterscheiden. Beide gehören in getrennte Zeilen. Basycon beschreibt diese Trennung ebenfalls in seinem Vorgehen zur Softwareauswahl: zuerst Ausschlusskriterien, danach gewichtete Vergleiche und praktische Tests. Methodischer Hintergrund bei Basycon

Im Beispiel braucht der Betrieb zwei verbindliche Voraussetzungen:

Muss-Kriterium	A	B	C
Auftragsdaten und zugehörige Anhänge vollständig exportierbar	Erfüllt	Nicht erfüllt	Erfüllt
Operative Rolle sieht ausschließlich die benötigten Daten	Erfüllt	Erfüllt	Ungeprüft

B scheidet aus. C bleibt offen. Ein unbekannter Zustand ist weder bestanden noch durchgefallen. Für C muss der Rollentest nachgeholt werden. A erfüllt die beiden Voraussetzungen dieses Musters; das ersetzt in einem echten Projekt keine weiteren notwendigen Prüfungen.

Formulieren Sie Muss-Kriterien prüfbar. „Guter Export“ ist zu ungenau. Besser: „Wir exportieren fünf Musteraufträge samt Anhängen und öffnen sie außerhalb des Systems.“ Für Berechtigungen melden Sie sich mit der vorgesehenen Rolle an und prüfen erlaubte sowie gesperrte Ansichten. Vertrags- und Datenschutzfragen gehören zusätzlich zu den jeweils zuständigen Fachpersonen.

3. Vergleichskriterien gewichten und gemeinsam bewerten

Verteilen Sie 100 Gewichtspunkte, bevor die Anbieterbewertungen feststehen. Im Beispiel ist der vollständige Arbeitsablauf am wichtigsten. Danach folgen Bedienung, Datenübernahme, laufender Betrieb und Wechselaufwand.

Wir verwenden folgende Skala: 0 bedeutet „im Test nicht erfüllt“, 1 „nur mit erheblichen Umwegen“, 2 „teilweise nutzbar“, 3 „ausreichend für die Aufgabe“, 4 „gut nutzbar“ und 5 „sehr gut nutzbar“. Legen Sie zusätzlich je Kriterium fest, was diese Stufen praktisch bedeuten. „Ungeprüft“ bleibt ein Textwert und bekommt keine Punktzahl.

Vergleichskriterium	Gewicht	A	B	C
Auftrag vollständig bearbeiten	30 %	4	5	3
Bedienung durch das Team	25 %	3	4	4
Datenübernahme und Schnittstellen	20 %	4	5	Ungeprüft
Betrieb und Unterstützung	15 %	3	4	4
Wechselaufwand über den Mindestexport hinaus	10 %	2	5	4

Beim letzten Kriterium geht es etwa um die Dokumentation der Datenstruktur und den Aufwand einer späteren Übernahme. Das verbindliche Exportminimum bleibt trotzdem ein eigenes Muss-Kriterium.

4. Das Ergebnis rechnen, ohne Lücken zu verstecken

Für jede Zeile gilt: Gewicht in Prozentpunkten × Bewertung ÷ 5. Die Summe ergibt maximal 100 Punkte.

Für A lautet die Rechnung:

30 × 4 ÷ 5 + 25 × 3 ÷ 5 + 20 × 4 ÷ 5 + 15 × 3 ÷ 5 + 10 × 2 ÷ 5 = 68 Punkte.

B käme rechnerisch auf 30 + 20 + 20 + 12 + 10 = 92 Punkte. Trotzdem bleibt B ausgeschlossen, weil der erforderliche Export fehlt. Gute Bedienung kann eine unverzichtbare Anforderung nicht ausgleichen.

Bei C ergeben die bekannten Kriterien 18 + 20 + 12 + 8 = 58 Punkte. Das ungeprüfte Kriterium kann zwischen 0 und 20 Punkte beitragen. Der mögliche Bereich liegt somit zwischen 58 und 78 Punkten. Das ist keine Endbewertung. Zusätzlich ist ein Muss-Kriterium ungeprüft.

Damit ist die Entscheidung noch nicht abgeschlossen: A ist unter den bisher geprüften Bedingungen geeignet. C könnte nach den offenen Tests besser oder schlechter abschneiden. Sie wissen jetzt genau, welche Information noch fehlt, statt einen scheinbar präzisen Sieger zu wählen.

5. Kosten über denselben Zeitraum betrachten

Stellen Sie den Nutzwerten die Kosten gegenüber. Unser Muster verwendet 24 Monate. Alle folgenden Beträge sind fiktive Planannahmen in Euro auf derselben Vergleichsbasis, ohne Umsatzsteuerbetrachtung.

Kostenposition	A	B	C
Einrichtung, einmalig	900	600	1.100
Datenübernahme, einmalig	600	400	500
Schulung, einmalig	200	100	200
Interner Einführungsaufwand, einmalig	200	100	200
Laufender Betrieb insgesamt, monatlich	80	70	90
Summe über 24 Monate	3.820	2.880	4.160

A ergibt beispielsweise 900 + 600 + 200 + 200 + 24 × 80 = 3.820 Euro. Der monatliche Posten umfasst in diesem Muster bereits Lizenz, Unterstützung und laufende interne Pflege. Zählen Sie diese Bestandteile nicht nochmals einzeln dazu.

Für Ihren Vergleich ergänzen Sie mögliche Zusatznutzer, Speicher, Schnittstellen, Preisänderungen und Wechselkosten. Rechnen Sie interne Zeit mit einem für Ihren Betrieb nachvollziehbaren Kostensatz. Nicht geklärte Kosten bleiben ausdrücklich offen. Die Tabelle liefert keine Aussage über eine Ersparnis, solange Aufwand und Nutzen Ihrer bisherigen Lösung nicht ebenfalls erfasst sind.

6. Einen gemeinsamen Test und eine Entscheidung festhalten

Lassen Sie die vorgesehenen Anwender denselben Musterauftrag in jeder verbleibenden Lösung bearbeiten. Dazu gehören ein vollständiger Vorgang, ein Vorgang mit fehlender Angabe, eine Korrektur und ein Export. Notieren Sie jeweils Testdatum, Produktstand, durchführende Person und beobachtetes Ergebnis. Eine Vertriebspräsentation allein ersetzt diese Erprobung nicht.

Prüfen Sie anschließend, ob eine leicht andere Gewichtung Ihre Entscheidung ändern würde. Falls kleine Anpassungen den Sieger wechseln, sollten Sie die strittigen Anforderungen besprechen. Verändern Sie Gewichte nicht nachträglich nur deshalb, damit das bevorzugte Produkt gewinnt.

Das Entscheidungsblatt hält schließlich fest: Welche Alternative wird gewählt? Welche Nachweise sprechen dafür? Welche Einschränkungen akzeptieren Sie? Wer verantwortet Einführung und Pflege? Welche offenen Punkte müssen vor einer Beauftragung geklärt werden?

Vorlage für Ihre eigene Auswahl

Zum Artikel gehören drei editierbare Dateien: eine leere Bewertungsmatrix, das ausgefüllte A/B/C-Muster und die Kostenansätze. Sie können die CSV-Dateien in einer Tabellenkalkulation öffnen; wählen Sie bei Bedarf UTF-8 und Semikolon als Trennzeichen. Die Dateien enthalten Eingaben, keine automatisch rechnenden Formeln. Die beigefügte Berechnungsvorgabe erklärt die Auswertung einschließlich offener Werte.

Ersetzen Sie die Musterkriterien durch Ihre Anforderungen und behalten Sie die Spalte für Prüfnachweise bei. Bei der Auswahl eines Kundenmanagements sind außerdem Vertriebsphasen, Kontaktdaten und Datenübernahme relevant; unsere CRM- und Vertriebsberatung beschreibt diesen Anwendungsbereich.

Wenn Sie Ihren Ablauf, die Auswahlkriterien und die Einführung gemeinsam bearbeiten möchten, unterstützt Sie Harpstedt Unternehmensberatung mit Digitalisierungsberatung für KMU in Oldenburg und der Region. Der konkrete Umfang wird aus Ihrem Vorhaben abgeleitet.