Mit der unfreiwilligen Umstellung von Büroumgebungen vor Ort auf die Arbeit von zu Hause aus sind Online-Besprechungen für die meisten Manager zum Hauptarbeitsinstrument geworden, insbesondere in der sogenannten „White Collar“ -Industrie. Tatsächlich hat die Zahl der virtuellen Anrufe allein in den USA in den letzten Monaten um 13% zugenommen. Bis heute widmen durchschnittlich 14% der Remote-Mitarbeiter mehr als 10 Besprechungen pro Woche, dh 2 Besprechungen pro Tag. In Bezug auf die Arbeitsbelastung des Managements gibt es keine spezifischen Statistiken, diese sind jedoch ungefähr fünf- bis siebenmal höher.

In solchen Statistiken wird die Notwendigkeit eines tieferen Verständnisses von Online-Besprechungen sowie der Ausarbeitung eines speziellen Regelwerks für diese Besprechungen umrissen, das diesen für Büroversammlungen ähnelt. Folglich müssen Manager zwischen verschiedenen Arten von Online-Besprechungen unterscheiden, um das geeignete Format für jedes bestimmte Ziel auszuwählen. Unabhängig von der Branche konnten im Allgemeinen sieben Haupttypen von Remote-Call-Ins identifiziert werden, die jeweils ihren eigenen Zweck und ihre eigenen zeitlichen Einschränkungen haben:

1. Tägliches Standup-Meeting

Ähnlich wie beim Offline-Prototyp sollten diese Besprechungen kurz (maximal 15 bis 30 Minuten; wenn sich die Beschränkung auf diese Grenzwerte als schwierig erweist, ist die Verwendung eines Timers mit automatischer Abschaltung eine gute Lösung) und oberflächlich sein. Daher sollten keine größeren Projekte durchgeführt werden diskutiert sein. Während dieses Meetings sollten die Teammitglieder hauptsächlich drei Fragen schnell beantworten:

  1. Was hast du gestern gemacht?
  2. Was wirst du heute tun?
  3. Blockiert irgendetwas Ihren Fortschritt?

Wenn alle oben genannten Anforderungen erfüllt sind, wird ein obligatorisches Remote-Meeting zu einem großartigen Instrument für die Teambildung, da es dazu beiträgt, die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen täglich zu vertiefen, ohne zu einer obligatorischen Belastung zu werden. Da diese Treffen normalerweise jeden Tag stattfinden, ist es von größter Bedeutung, sie für alle so bequem wie möglich zu gestalten.

2. Fortschrittsaktualisierungsbesprechung

Wird normalerweise für Mitglieder eines Remote-Teams durchgeführt, um ein Update nach Abschluss eines bestimmten Projekts zu teilen. Das beste Format für dieses Meeting ist, wenn jedes Teammitglied 5-10 Minuten lang spricht (abhängig von der Teamgröße), um seine Ideen in Bezug auf mögliche Erfolge und Misserfolge auszudrücken. Infolgedessen ist eine Besprechung zur Fortschrittsaktualisierung länger als eine Standup-Besprechung mit einer Ziellänge von 45 bis 60 Minuten oder sogar mehr, obwohl dies nicht ratsam ist – die Aufmerksamkeitsspanne eines durchschnittlichen Erwachsenen beträgt nur 18 Minuten.

Diese Art von Besprechung erfordert zwei entscheidende Elemente:

  • Vorbereitung im Voraus;
  • Lassen Sie am Ende des Anrufs mindestens 15 Minuten Zeit, um Fragen zu stellen.

Somit stellt dieser Ansatz sicher, dass alle Mitglieder des Teams in Bezug auf Straßensperren, die den aktuellen Fortschritt behinderten, auf derselben Seite sind. und ist sich der Ziele und Initiativen für den folgenden Zeitraum bewusst.

3. Online-Brainstorming

Eine bestimmte Art von Besprechung, um schnelle Ideen zu sammeln. Da Kreativität nicht erzwungen werden kann und nach einer Zeit des Ausbruchs dazu neigt, sich zurückzuziehen, um sich auszuruhen, müssen Manager zwei Dinge im Kopf behalten. Erstens sollten diese Treffen nicht obligatorisch sein. Umgekehrt sollten nur Mitarbeiter dazu ermutigt werden, die bereit und in der Lage sind, am Brainstorming teilzunehmen. Zweitens sollten diese Treffen relativ kurz sein. 15 bis 30 Minuten aktives Brainstorming und Schreiben jeder Idee an eine virtuelle Tafel sind mehr als genug, um kreative Beiträge für das spätere Aussortieren zu erhalten.

4. Produktive virtuelle Arbeitssitzung

Eine andere besondere Art von Treffen. Die Besonderheit besteht darin, dass während dieser Aktivität eigentlich niemand sprechen muss. Ziel dieser Arbeitssitzung ist es, eine Atmosphäre zu schaffen, die einem Coworking Space oder einer Bibliothek an einer Universität ähnelt. Dieses Format des Treffens ähnelt dem von den YouTube-Influencern geprägten „Work / Study with me“ (Beispiel).

Was die Länge solcher Sitzungen betrifft, gibt es wirklich keine Begrenzung. Sie könnten von einer Stunde zur Schaffung eines speziellen permanenten Coworking-Kanals auf Zoom oder Discord übergehen, an dem sich jeder beteiligen kann, wenn er sich gelangweilt fühlt, wenn er allein von zu Hause aus arbeitet. Außerdem könnte ein solcher Kanal zusätzlich von einer Wiedergabeliste mit Songs begleitet werden, die für die Arbeit geeignet sind, oder stattdessen „Office-Sounds“ einfügen, um ein umfassendes Erlebnis für diejenigen zu schaffen, die das Offline-Arbeitsleben verpassen.

5. Einzelgespräch (intern oder extern)

Das nützlichste und am meisten missbrauchte Besprechungsinstrument im Arsenal eines Managers. Am nützlichsten, da Einzelgespräche der tatsächlichen Offline-Interaktion am nächsten kommen und daher den größten Einfluss haben. Am meisten missbraucht, weil Manager dazu neigen, diese Meetings einzurichten, um die volle Kontrolle über alle und alles zu gewährleisten, aber im Gegenteil, ihre Bemühungen zu dünn zu verteilen. Infolgedessen spüren die Mitarbeiter bei der Arbeit von zu Hause aus dennoch einen ständigen Druck ihrer Vorgesetzten.

Zwei Tipps zur Vermeidung solcher Mikromanagementprobleme:

  1. Das erste, was ein Manager tun muss, ist, allen Teilnehmern die Ziele und potenziellen Ergebnisse des Meetings mitzuteilen: sowohl den Teammitgliedern oder Kunden als auch sich selbst.
    Wenn die Ziele nicht abgeleitet werden konnten, ist die Abhaltung eines Einzelgesprächs möglicherweise keine so gute Idee. Daher ist es möglicherweise besser, sie zu verschieben, bis sich die Tagesordnung präsentiert, oder das Problem mit einem einfachen Nachrichtentext zu lösen oder eine E-Mail anstelle eines Anrufs.
  2. Darüber hinaus müssen Manager darauf achten, wie viel sie im Vergleich zu ihrem Team sprechen, um nicht zu bevormundend zu werblich zu klingen, wenn sie mit einem Kunden sprechen.

6. Inoffizielles Allhand-Treffen

Diese Meetings finden normalerweise am Ende der Woche statt und dienen mehr der Teambildung als den produktiven Bemühungen. Bei inoffiziellen All-Hands ist es zulässig, weniger formell zu sein, nicht arbeitsbezogene Fragen zu erörtern und im Allgemeinen die Anwesenheit der Mitarbeiter zu genießen. In dieser Hinsicht ähneln All-Hands einer Kombination aus lässigem Freitag und einer Firmenfeier und sind daher eine großartige Plattform für verschiedene Teambuilding-Aktivitäten.

7. Demo-Meeting

Ein Treffen in der Regel zwischen Mitgliedern technischer Teams (Programmierer usw.), um zu demonstrieren, wie gut das Produkt in einem bestimmten Stadium seiner Entwicklung funktioniert. Diese Meetings sind sowohl für Teammitglieder gut, weil sie Präsentationsfähigkeiten erlernen, als auch für Kunden / Investoren, weil sie wissen, was sie für ihr Geld bekommen. Einige wichtige Ratschläge für diese Art von Besprechungen sind:

  • Es ist nicht ratsam, solche Besprechungen sehr oft abzuhalten, da Entwickler nur so viel von dem Programm innerhalb eines bestimmten Zeitraums schreiben konnten. Einmal alle zwei Wochen oder sogar einmal im Monat ist mehr als genug.
  • Darüber hinaus sollten diese Sitzungen nicht sehr lang sein, insbesondere die internen. Für sie sollte eine einfache Überprüfung neuer Funktionen und das Durchblättern der festen alten Funktionen ausreichen. Was die Präsentationen für Kunden oder potenzielle Investoren betrifft, so ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie nach einer 20-minütigen oder mehrminütigen Ausstellung noch weniger interessiert sind, wenn keiner nach einer zehnminütigen Präsentation finanziell an dem Produkt beteiligt sein möchte.
  • Wie der Name schon sagt, zeigen Demo-Meetings idealerweise das Produkt selbst und nicht seine hypothetische Leistung. Aus diesem Grund wird die Verwendung von Videos oder PowerPoint-Präsentationen für dieses Ziel nicht empfohlen, da das Team zunächst alle Probleme genau kennen sollte, die während der Software-Demonstration auftreten können. Zweitens fühlen sich Kunden und Investoren nicht getäuscht.

Natürlich gibt es viel mehr Besprechungstypen, die für jedes Feld spezifisch sind, aber im Wesentlichen könnten alle auf die 7 oben genannten Varianten reduziert werden. Was die Empfehlungen betrifft, die für jeden von ihnen gemeinsam sind, haben die wichtigsten eine Agenda; Ernennung eines Moderators / Moderators, der sicherstellt, dass das Meeting nicht zu einem Basar wird, und Einrichtung von Meetings zu einem für alle geeigneten Zeitpunkt.

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