Für Kleinunternehmer und Manager ist Zeit ein kostbares Gut. Vom Jonglieren einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben bis zur Koordination vielbeschäftigter Mitarbeiter bleibt am Tag kaum eine freie Minute. Darüber hinaus können kleine Unternehmen häufig nicht die fortschrittlichen technischen Infrastrukturen nutzen, die sich größere Unternehmen für den Kauf leisten können.

Das macht die Automatisierung so wichtig. Kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) müssen Zeit sparen, wo immer sie können. Eine Reihe kostengünstiger Apps und Tools, von denen viele speziell auf diese Art von Organisationen zugeschnitten sind, machen dies möglich. Unternehmen jeder Größe können jetzt vollständig integrierte und automatisierte Tech-Stacks erstellen, die erhebliche Ressourcen sparen.

In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Automatisierungstools, die jedes KMU in seinem Arsenal haben sollte.

1. Buchhaltungssoftware

Sie können sich das Rechnungswesen möglicherweise nicht sofort als einen Bereich vorstellen, in dem es möglich ist, die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern. Buchhaltungsprozesse sind jedoch oft viel zeitintensiver und komplexer als nötig. Einfache Aufgaben wie das Eingeben und Überprüfen von Belegen, das Erstellen von Rechnungen, das Erstellen von Berichten, das Verwalten der Mitarbeiterabrechnung usw. können jede Woche mehrere Stunden dauern.

Die besten Softwarelösungen bieten Funktionen, mit denen KMUs die erforderlichen Aufgaben in einem Bruchteil der normalerweise erforderlichen Zeit erledigen können. Zu diesen Funktionen gehören die automatische Rechnungserstellung und Erinnerungen an verspätete Zahlungen, die Synchronisierung von Kundendaten, Bankintegrationen für eine schnellere Abstimmung und mehrere Analyseberichte. Oft können Sie auch Ihre Buchhaltungs-App verwenden, um die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter zu verwalten.

2. E-Mail-Marketing

In einer Studie lag der mittlere Return-on-Investment aus dem E-Mail-Marketing bei 122% und damit viermal höher als die nächstbeste Taktik. Wenn Sie E-Mails nicht nutzen, verlieren Sie wahrscheinlich Kunden und Verkäufe.

Mit der E-Mail-Marketing-Software können Sie Kontakte organisieren, Sendungen und Werbematerial senden und die Effektivität Ihrer Kampagnen verfolgen. Es stehen verschiedene zeitsparende Automatisierungsfunktionen zur Verfügung, darunter Auto-Responder-Sequenzen (vorab geschriebene E-Mails, die in bestimmten Intervallen für neue Abonnenten gesendet werden) und die Kontaktsynchronisierung zwischen verschiedenen Software-Apps.

Sie können auch wiederverwendbare Vorlagen für Marketing-Sendungen erstellen und verschiedene Variationen mit Segmenten Ihrer Abonnentenbasis testen.

3. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Viele Geschäftsinhaber fühlen sich entmutigt, wenn sie mit bekannten Kundenbeziehungsmanagement-Apps wie HubSpot und Salesforce konfrontiert werden. Im Laufe der Jahre haben sich CRMs von relativ einfachen Tools zum Speichern von Kundendaten in facettenreichen Vertriebs-, Marketing- und Kundendienst-Apps entwickelt, häufig mit komplizierten Funktionen auf Unternehmensebene.

Aus diesem Grund gehen kleine Unternehmen davon aus, dass sie keinen wirklichen Bedarf an einer CRM-Lösung haben. Dies ist jedoch normalerweise ein Fehler. Die besten CRMs für KMUs bieten eine Reihe von Funktionen, die speziell auf kleinere Unternehmen zugeschnitten sind, darunter Lead-Scoring, Analysen auf hoher Ebene, Kundensupport, Speicherung von Kundeninformationen und vieles mehr. Es fungiert als „zentrales Bedienfeld“ Ihres Unternehmens.

Darüber hinaus sind CRMs in der Regel so konzipiert, dass sie in eine Vielzahl von Apps von Drittanbietern integriert werden können, um sicherzustellen, dass die Kundendaten auf allen Plattformen konsistent bleiben.

4. App-Integration

Viele Softwarelösungen lassen sich in Apps von Drittanbietern integrieren. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass Sie Ihre gesamte Software-Infrastruktur nur mit nativen Funktionen synchronisieren können. Hier helfen dedizierte Automatisierungstools wie Zapier und IFTTT (If This Then That).

Mit diesen Arten von Vermittlungstools können Sie den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Apps automatisieren. Eine bestimmte App verfügt möglicherweise nicht über die erforderliche native Integration, ist jedoch wahrscheinlich mit einem bekannten Connector-Tool kompatibel.

Durch die Automatisierung des Informationsflusses zwischen Apps können Stunden der manuellen Dateneingabe eingespart werden. Angenommen, ein Kunde ändert seine E-Mail-Adresse. Ohne einen vollständig synchronisierten Tech-Stack müssen Sie zahlreiche Datenbanken aktualisieren – CRM, Buchhaltung, Projektmanagement, Dokumentenmanagement, E-Mail-Adressbuch usw. Mit einem App-Integrationstool werden Änderungen an einem „Standort“ jedoch automatisch überall angezeigt.

5. Dokumentenverwaltung

Die meisten Unternehmen verbringen einen erheblichen Teil der Arbeitswoche damit, Dokumente für Kunden zu erstellen. Dies können Verträge, Rechnungen, Vorschläge, Quittungen, rechtliche Unterlagen und mehr sein. Häufig erfordert ein wichtiges Dokument mehrere Unterschriften des oberen Managements, bevor es gesendet werden kann, wodurch der Genehmigungsprozess weiter verlängert wird.

Eine Verwaltungslösung optimiert den gesamten Prozess des Erstellens, Sendens, Verfolgens und Verfolgens von Geschäftsdokumenten. Benutzer können zahlreiche zeitsparende Funktionen wie wiederverwendbare Vorlagen, automatische Erinnerungen und interne Genehmigungsbenachrichtigungen nutzen. Darüber hinaus erleichtern kundenorientierte Funktionen wie eingebettete Zahlungsoptionen und Felder für elektronische Signaturen die Genehmigung von Dokumenten für Kunden erheblich, und viele Unternehmen sehen infolgedessen einen Anstieg der Antwort- und Conversion-Raten.

Fazit

Eine kleine Firma zu führen ist schwer. Und Manager und Eigentümer hatten es in den letzten Monaten nicht leicht, da der COVID-19 die Wirtschaft erobert hat. Deshalb ist es so wichtig, die Effizienz zu steigern und wo immer möglich Geld zu sparen.

Automatisierungstools wie die in diesem Beitrag beschriebenen sind kostengünstig, benutzerfreundlich und bieten nachweislich eine positive Kapitalrendite (sowohl kurz- als auch langfristig). Denken Sie daran, dass Sie nicht auf einmal einen integrierten Tech-Stack erstellen müssen. Stattdessen sollten Sie einen inkrementellen Ansatz verfolgen, verschiedene Lösungen bewerten und langsam automatisierte Prozesse in die Struktur Ihres Unternehmens integrieren.

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